POLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FinlandWay® Colombia

Identificación del Responsable:  FinlandWay Colombia, con razón social Finland Preschool S.A.S. y NIT 901.379.755-8 (la “Compañía”), página web jardinesfinlandway.com y correo de contacto contacto@jardinesfinlandway.com.

Objetivo: Establecer las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales por parte de la Compañía, así como informar a los titulares las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.  Esta política será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de la Compañía. 

Definiciones: 

• Aviso de Privacidad: Comunicación generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación. 
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Políticas para el tratamiento de Datos:  

Familias: la Compañía recolecta los datos personales de las familias y los almacena en una base de datos confidencial, dicha información solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de las familias serán:

• Gestiones contractuales.
• Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía.
• Verificar información en desarrollo del contrato celebrado.
• Vinculación de cada uno de los Padres de Familia.
• Realizar actividades de mercadeo.
• Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por las familias.

Posibles interesados en la Compañía: personas que contacten a la Compañía a través de su pagina web, telefónicamente, o cualquier otro medio.  Los datos proporcionados por posibles interesados se almacenan en una base de datos confidencial, dicha información solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.  Las finalidades para el uso de estos datos son:

• Proporcionar información del jardín infantil a los interesados.
• Enviar invitaciones a eventos programados por la Compañía.

Empleados: la Compañía recolecta los datos personales de los empleados y los almacena en una base de datos confidencial, dicha información solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los empleados serán:

• Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes.
• Emitir certificaciones relativas a la relación del titular con la Compañía.
• Cumplir con las obligaciones impuestas a la Compañía como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
• Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
• Contactar a familiares en casos de emergencia.
• Soportar procesos de auditoria interna o externa.
• Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los empleados.

Accionistas:  la Compañía recolecta los datos personales de los accionistas y los almacena en una base de datos confidencial, dicha información solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los accionistas serán:

• Permitir el ejercicio de los deberes y derechos como accionista.
• En general contactar al accionista e invitarlo a las reuniones pertinentes.
• Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Compañía.
• Soportar procesos de auditoría interna o externa.
• Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los accionistas.

Alumnos:  la Compañía recolecta los datos personales de los alumnos con la única finalidad de cumplir y desarrollar su objeto social y las diferentes actividades del jardín infantil, y los almacena en una base de datos confidencial, dicha información solo será revelada con la expresa autorización de los padres de familia o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los alumnos serán:

• Adelantar los procesos académicos, disciplinarios y administrativos del alumno.
• Enviar comunicaciones a los familiares del alumno en caso de emergencia o cuando se requiera.
• Expedir los respectivos certificados y constancias.
• Prestar los servicios de rutas escolares y alimentación.
• Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los padres de los alumnos.

Para cada uno de los casos, la información no será objeto de tratamiento superior al tiempo que dure la relación con el titular, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. De igual manera, la Compañía implementará mecanismos de seguridad que impidan su modificación, alteración, supresión, eliminación, acceso indebido y las demás que permitan realizar el tratamiento de los datos personales.

Procedimientos para consultas, reclamos o peticiones:

El Titular podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la Compañía.  La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico contacto@jardinesfinlandway.com.

Las consultas y reclamos serán atendidas por la Compañía en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.  En caso de rectificación o actualización, el titular deberá aportar la documentación que soporte dicho cambio.  

El titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento en una disposición legal o contractual.

Derechos de los titulares:

Los titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
• Ser informado por el Responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Vigencia

Esta política de tratamiento y protección de datos personales entro en vigencia a partir del 1 de abril del 2020.